Bu yazıda başvururken kafamı duvarlara vurduran, nasıl yapacağımı hiç bilemediğim Erasmus+ stajı başvuru süreci, staj sırasında ve ülkeye döndükten sonra yapılması gereken prosedürleri anlatacağım.
İlk adımınız yurt dışında staj bulmak olmalı. Yurt dışında nasıl staj bulabileceğiniz ile ilgili yazımı buradan okuyabilirsiniz. Stajı bulduysanız, okulunuzun Erasmus+ staj hibe başvurularını takip edin (biz az kalsın kaçırıyorduk), çünkü başvurular genelde kısa bir dönem açık oluyor. Kaçırdığınızda ise kesinlikle belgelerinizi teslim almıyolar ve hibe almak için şansınız olmuyor. Peki bu belgeler neler Tabi ki bu belgeler okuldan okula farklılık gösterebilir, ama en azından şöyle bir fikriniz olsun diye bilgi vermek istedim.
Ben staja yeşil pasaport ile gittiğim için vize almadım, o yüzden vize için gerekli belgeleri bilmiyorum ve buraya yazamadım.
Okulunuza staj için hibe başvurusu sırasında vermeniz gereken belgeler:
- Erasmus+ staj başvuru formu
Bu formu okuldan veriyorlar ve zaten her şeyi kabul mektubunda yazana göre dolduruyorsunuz. Bu forma eklemek için bir de fotoğraf istiyorlar ama ben haberim olmadığı için Facebook profil fotoğrafımı koymuştum, hiç de sorun olmadı 🙂
- Danışmanınızdan alacağınız staj yapacağınıza dair belge
Bölümdeki akademik danışmanınızın, sizin için “XX isimli öğrencimiz XX yerinde XX-XX tarihleri arasında bölümümüzle ilgili zorunlu/gönüllü staj yapacaktır” diye bir yazı yazması gerekiyor. Burda önemli olan stajın bölümle ilgili olması ve stajınızın gönüllü ya da zorunlu ise bunun belirtilmesi. Staj zorunlu ise stajınızın bölümündeki zorunlu staj yerine sayılıp sayılmayacağının da belirtilmesi gerekiyor.
- Kabul mektubu
Kabul mektubunda laboratuvar ortamında çalışacağınız yazıyor ise malesef sizi Eramus+ stajyeri olarak kabul edemiyorlar, bu Erasmus kuralları arasında çok net bir şekilde yazıyor. Bu problem yüzünden bizim dönemden birçok kişinin hibe başvurusu kabul edilmedi mesala. Bu sorunu çözmek için ben kendi staj kabul mektubumda kendimi labda çalışacak bir stajyer olarak göstermemiştim, zaten stajımda kullanmayı öğreneceğim konfokal mikroskopun argesinde yer alacak biri olarak göstermiştim. Bazı arkadaşlar kendini lab teknisyeni olarak gösterdi ama onların başvurusu da kabul olmadı.
Kabul mektubunuz mühürlü, damgalı olmalı ve mutlaka staj yapacağınız tarih aralığını içermeli. Ayrıca çok önemli bir nokta olarak, stajınızı İngilizce dilinde yapacağınızın kabul mektubunuzda yazması gerekiyor. Ben “This internship program will be held in C1 level English” diye bir cümle eklettirmiştim. Çünkü gitmeden önce dil seviyenizi ölçen bir sınav oluyorsunuz ve bu gittiğiniz ülkenin dilinde oluyor. Bu bilgiyi eklettirmezseniz, Almanya’ya giderken Almanca sınava girersiniz, ben bu bilgi sayesinde İngilizce sınava girmiştim.
- Transkript kopyası
Bunu Öğrenci İşleri’nden iki günde alabilirsiniz.
- Yabancı dil belgesi
Bunu da okulunuzun yabancı dil yüksek okulundan iki gün içinde alabilirsiniz.
Eğer hazırlık okuduysanız hazırlığı hangi notla geçtiğinizi gösteren belge (bu İngilizce hazırlık ve stajınızı İngilizce yapacaksanız geçerli). Staj diliniz İngilizce değilse o dili bildiğinizi gösteren lise diploması kopyası, Yabancı Diller Yüksek Okulu’ndan, en az 202 seviyesinde ilgili dil dersini aldığınızı gösteren belge ya da bir dil kursundan alınmış en az B1 seviyesinde olduğunuzu gösteren belge göstermeniz gerekiyor.
Hibe çıktığı belli olduktan sonra sizden istenen belgeler:
- Başvuru formu
Hibe alacağınız belli olduktan sonra “Learning Agreement for Traineeship” diye bir belge doldurmanız gerekiyor. Bu belgede gitmeden önce, stajdayken ve gelince doldurmanız gereken farklı farklı kısımlar var.
Gitmeden doldurmanız gereken yerde isminiz, staja nereye gideceğiniz, okulunuzun Erasmus kodu, bölümünüzün kodu (field of education), gittiğiniz yerde sizden sorumlu olacak kişilerin iletişim bilgileri, staj tarihleriniz, stajdaki göreviniz (ben mikroskop argesini buraya yazdım), İngilizce dil seviyeniz gibi bölümler var. Bir tabloda ise stajınız gönüllü mü zorunlu mu, staj karşılığı kredi alacak mısınız, okulunuz sigorta yapıyor mu gibi sorular var. Başka bir tabloda da gittiğiniz yerle ilgili para alacak mısınız, kaç saat çalışacaksınız, sigorta yapıyorlar mı, gibi sorular var.
Field of education kısmına ben ISCED-F 2013 search tool ‘dan Biyoloji diye aratıp onun kodunu yazmıştım. Internet site adresi de burası: http://ec.europa.eu/education/tools/isced-f_en.htm
- Banka Hesabı
Okulunuz hibenizin yatması için sizden belli bir banka ve belli bir şubeden euro hesabı açmanızı isityor. Ben Halkbank Bebek şubesinden açmıştım ve bu hesabın bilgilerini de “Hibe Sözleşme Modeli” diye bir belgeye yazıyorsunuz. Bu belgede hangi ülkede kaç gün kalacaksınız, günlük alacağınız hibe ne kadar gibi şeyler de soruluyor.
Bu arada hibenizin belli bir kısmını gitmeden önce alıyorsunuz (%80), kalanı (%20) ise siz stajınızı tamamladığınızı gösteren belgeleri teslim ettikten sonra yatıyor.
- Sigorta
Sanırım en zorlandığım konu sigorta oldu. Çünkü okul, staj yapacağınız yerde kıracağınız şeylere karşı ya da orada birine vereceğiniz zararlara karşı sigorta yaptırmanızı istiyor. Bu sigortanın adı Kaza Sigortası ve Mesuliyet Sigortası, diğer adıyla Kişisel Sorumluluk sigortası. Ama hiçbir sigorta şirketi bu sigortayı yurt dışında geçerli olacak şekilde yapmıyor, daha doğrusu böyle bir sigortadan haberleri yok. İnternette bulabileceğiniz AON gibi sigortaların da internetten yapıldıkları için geçerlilikleri yokmuş.
Ben bu sigortayı uzun uğraşlar sonucunda Etiler Umay Sigorta’ya yaptırabildim. Daha önce bu sigortayı yaptıran bir tanıdığım sigortasını yapan kişiye ulaştı, o kişi Umay Sigorta’ya nasıl yapacaklarını anlattı ve sorun çözüldü. Ben 3 aylık “Liability” sigortasını 50 Euro’ya yaptırdım. 500 euro ve 1000 euroya kadar olan zararları karşılayan 2 farklı sigorta vardı ama aralarında toplam 10 euro fark olduğu için ben riske girmeyip 1000 euroluk sigortadan yaptırdım.
Ayrıca sağlık sigortası da yaptırmanız gerekiyor ama benim zaten AT11 sağlık sigortam olduğu için ekstra sigorta yaptırmadım. Bu iki sigortanın İngilizce ve Türkçe hallerini size veriyorlar ve Türkçe olanı okulunuzdaki ofise teslim ediyorsunuz, İngilizce olan da staja götürmeniz için sizde kalıyor.
- OLS sınavı
Yukarıda da bahsettiğim gitmeden önce girmeniz gereken yabancı dil sınavı işte bu. Ofis bana bunun tamamen gitmeden önce ve sonraki dil gelişimini ölçmek amacıyla yapıldığını, alacağınız notun bir önemi olmadığını söylemişti. Uluslararası İlişkiler Ofisiniz size bu sınav için hesap açıyor ve daha sonra hesap bilgilerinizi ve sınav linkini mail ile size yolluyor. Bu sınavı stajınız başlamadan istediğiniz zaman online olarak yapabilirsiniz, yaklaşık 1 saat sürüyor.
Staja gittiğinizde orada hazırlamanız ve dönünce halletmeniz gereken belgeler:
- “Letter of confirmation” formu
Bu form, kabul mektubunuzda yazan ve “Learning Agreement”ta da yazdığınız tarihlerde staj yaptığınızı gösteren belge oluyor. Doldurmanız gereken yerlerde tarihler, staj yaptığınız yerin adı, sizden sorumlu olan kişinin adı ve staj yerinizdeki pozisyonu var. Bu belgeyi imzalatıp mühürletmeniz gerekiyor, yoksa stajınızı yapmamış gibi gözükürsünüz.
- “Traineeship certificate” sertifikası
Bu sertifikaya isminiz ve staj yaptığınız yerle ilgili genel bilgiler dışında staj sırasında öğrenmeyi hedeflediğiniz şeyler ve gerçekten öğrendiğiniz şeylerin de yazılması gerekiyor. Sertifikanın en sonunda da “evaluation” yani değerlendirme diye tek satırlık bir yer var, ben oraya ne yazacağımı bilemediğim için “başarılı yazmıştım. Bunu da aynı şekilde imzalatıp mühürletmeniz gerekiyor.
- Başvuru formu
Hibe alacağınız belli olduktan sonra “Learning Agreement for Traineeship” diye bir belge doldurmanız gerekiyor ve bu belgede gelince doldurmanız gereken kısımlar da var, demiştim. Bu kısımlarda yine staj sırasında gerçekten öğrendiğiniz şeyleri yazmalısınız ve bu belge de imzalatılıp mühürlenmeli. (Oradayken stajınızla ilgili tarihler ya da pozisyonunuz gibi çok önemli bir değişiklik varsa bunu yazmanız için “during the mobility” diye bunu belirtebileceğiniz bir bölüm de var)
- Pasaport
Gerçekten kabul mektubunda yazan tarihlerde staja gittiniz mi, arada hiç Türkiye’ye gidip geldiniz mi ya da erken mi döndünüz diye bakmak için pasaportunuza bakıyorlar. Türkiye’ye giriş çıkış damgaları ile kimlik sayfasının fotokopisini alıp dosyanıza ekliyorlar. Eğer ben arada eve gelseydim ya da erken dönseydim hibemiz geri kalan %20’lik kısmını alamayacakmışım.
- OLS testi
Gitmeden yaptığınız OLS testini dönünce bir daha yapıyorlar. Ben gitmeden C1 çıkmıştım, döndüğümde o kadar salladım ki B2 çıktım, umarım hibeyi alamama gibi bir durum olmaz 😀 Bu sınavı hatırlatmak için çok acıklı bir mail atıyorlar, görüntüsünü aşağı ekliyorum 🙁
- Katılımcı raporu
Artık eve geldiniz, biraz dinleneyim derken tak yine online doldurmanız gereken bir form mail adresinize düşüyor. Bu sefer staja gittiğiniz yer, stajınızın size akademik ve kişisel olarak katkısı, dil öğrenip öğrenemediğiniz, stajınızın yetip yetmediği gibi sorular var ve 1’den 5’e kadar puanlandırmanızı istiyorlar. Bu raporu 1 ay içinde yapmanız gerekiyor.
Hibe alacağınız belli olduktan sonra ve geri döndüğünüzde vermeniz gereken belgeleri size mail ile iletiyorlar, bu yüzden “bu kadar formu, belgeyi hangi websitesinden bulacağım” diye bir kaygınız olmasın. Son olarak da yukarıda da söylediğim gibi, staj yerinizden alacağınız tüm belgeler mühürlü ve imzalı olmalı, bu çok önemli. Bunlara dikkat edin ve işten geri kalan zamanda da eğlenmenize bakın <3